제출실무
원본과 제출본 폴더 구분 관리법 유출 없이 정리
발행일 · 수정일
원본과 제출본은 서류함 아래 원본과 제출용 두 폴더로 나누고 파일명에 날짜와 가림 표시를 붙이면 돼요. 나누는 것만으로 원본 오전송이 사라져요.
2025년 10월 14일 오전 11시 5분 어린이집 서류 카톡방에 통장 원본을 올릴 뻔했어요. 갤러리에서 통장이라고 검색했더니 원본과 가림본이 나란히 떴고 손가락이 원본 1cm 위에서 멈췄어요.
잔액 4,280,000원과 계좌 전 자리가 보이는 파일이었어요. 그날 저녁 남편과 폴더를 나눴어요.
폴더 세 개로 나누는 구조를 만들어요
서류함 폴더 아래 00_원본과 01_제출용과 02_완료접수를 둬요. 00_원본은 암호를 거예요.
윈도우 BitLocker와 맥 FileVault로 1분 만에 잠가요. 01_제출용은 가림과 압축을 끝낸 파일만 둬요.
02_완료접수는 접수번호가 뜬 파일만 옮겨요. 2026년 1월 9일 낮 12시, 47개 파일을 이 구조로 옮기는 데 20분이 걸렸어요.
그 뒤로 파일 찾기 시간이 3분에서 10초로 줄었어요.
월별 하위 폴더를 파는 기준을 정해요
원본 아래 2026-01과 2026-02 월 폴더를 팔아요. 제출용 아래도 같은 월 폴더를 팔아요.
월이 다르면 같은 등본도 다른 파일이에요. 2026년 3월 등본을 1월 폴더에 두면 유효기간 3개월이 지나 반려돼요.
정부24 등본과 가족관계증명서는 발급일로부터 3개월이 기준이에요. 은행 잔액증명서는 1개월이 기준이에요.
월 폴더를 보면 유효기간이 바로 보여요.
파일명 여섯 토막 규칙을 지켜요
종류와 용도와 날짜와 가림과 장수와 버전을 붙여요. 등본_제출용_20260312_가림_2쪽처럼 적어요.
원본은 등본_원본_20260312_전자리포함처럼 적어요. 2026년 4월 21일 오후 3시, 파일명 앞에 원본과 제출용을 붙인 뒤로 오선택이 사라졌어요.
갤러리 검색에서 제출용만 쳐도 가림본만 떠요. 버전은 v1과 v2로 붙여요.
반려 뒤 수정본은 v2로 올려요.
유출 없이 굴리는 세 가지 장치를 둬요
폴더만 나눠도 실수가 줄지만 장치 세 개가 있으면 사고가 사라져요. 아래 표대로 둬요.
| 장치 | 설정 내용 | 효과 | 소요 시간 |
|---|---|---|---|
| 원본 암호 폴더 | BitLocker 잠금 | 타인 열람 차단 | 1분 |
| 갤러리 즐겨찾기 | 제출용만 별표 | 원본 선택 방지 | 2분 |
| 전송 전 30초 점검 | 받는 사람 파일명 가림 확인 | 오전송 차단 | 30초 |
| 월 1회 폐기 | 3년 지난 원본 파쇄 | 보관 위험 감소 | 10분 |
즐겨찾기로 손가락을 유도하는 요령을 익혀요
카톡과 이메일 파일 선택창은 최근 파일 순이라 원본이 위에 떠요. 제출용에만 별표와 즐겨찾기를 달아요.
아이폰 파일 앱과 갤럭시 본인 파일 모두 별표가 맨 위로 와요. 2026년 5월 11일 밤 10시, 별표 덕에 새벽 제출에서도 가림본을 골랐어요.
원본 폴더는 클라우드 동기화에서 빼요. 동기화되면 가족 공용 태블릿에 원본이 떠요.
이미지마스카라는 서버 전송 없이 브라우저 안에서만 처리되므로 원본을 올려 가림본을 뽑기 편해요.
백업 세 곳을 굴리는 순서를 정해요
원본은 PC 암호 폴더와 외장하드 1TB와 개인 클라우드에 둬요. 2025년 12월 27일 낮 12시, 노트북 고장으로 외장하드에서 원본 30개를 살렸어요.
수리비 15만 원보다 파일이 급했어요.
제출본은 PC 한 곳이면 돼요. 다시 만들 수 있기 때문이에요.
백업 날짜를 외장하드_20260608처럼 적어요. 분기마다 한 번씩 꽂아 동기화해요.
분기 폐기로 보관 위험을 줄여요
유효기간 지난 원본은 분기마다 지워요.
등본 3개월 지난 본은 파쇄해요. 통장 1년 지난 본은 외장하드에만 둬요.
PC 원본은 Shift 삭제로 지워요. 휴지통 비우기까지 해야 사라져요.
홈택스 신고 5년 보관본은 외장하드에만 둬요. 고용24와 복지로 완료접수 파일은 접수번호와 함께 1년 둬요.
카톡 전송 실수를 막는 즐겨찾기 2분을 써요
카톡 파일 선택창은 최근 순이라 원본이 위에 떠요. 제출용에만 별표를 달아요.
아이폰 파일 앱과 갤럭시 본인 파일 모두 별표가 맨 위로 와요. 2026년 5월 11일 밤 10시, 새벽 제출에서도 별표 덕에 가림본을 골랐어요.
원본 폴더는 즐겨찾기에서 빼요. 눈앞에 안 보이면 손이 안 가요.
클라우드 동기화에서도 원본을 빼요. 가족 공용 태블릿에 원본이 뜨면 유출이에요.
제출용만 동기화해요. 한 달에 한 번 즐겨찾기를 점검해요.
중고폰을 팔기 전 10분 정리를 끝내요
중고폰 갤러리에 원본 30개가 남으면 10만 원에 개인정보가 넘어가요. 2025년 12월 30일 밤 11시, 중고폰을 팔기 전 미디어함에서 2년 전 통장 원본을 찾았어요.
카톡 캐시 삭제로 5분 만에 지웠어요. 이메일 보낸 편지함 첨부도 지워요.
클라우드 휴지통도 비워요. 외장하드 백업 날짜를 확인해요.
외장하드_20260608이 있으면 폰을 포맷해요. 포맷 뒤 복사본으로 복구 시도를 1분 해봐요.
안 되면 거래해요.
오늘 서류함부터 원본과 제출용 두 폴더로 나눠 파일명을 붙이세요.